WIE HEEFT DE MOED OM TE MOTIVEREN?
Door Miriam Wijnen
In hoeverre motiveer je als vermogens-fonds een afwijzing? Wat zijn je criteria voor toekenning en afwijzing? En wat vinden aanvragers van de communicatie door vermogensfondsen? Deze vragen stonden centraal in de sessie 'Afwijzing van een aanvraag verdient uitleg!' die Dorus Lippmann (Stichting Levi Lassen) leidde tijdens Civil Society 2006. De deelnemers, van vermogensfondsen en een enkele fondsenwervende organisatie, gingen enthousiast met elkaar in gesprek. 'Je kunt wel zonder motivatie…maar je kunt het niet meer maken!'
Bij de start van de sessie gaven deelnemers de reden voor hun inschrijving. Enkele motivaties uit de zaal:
* Horen hoe je te werk kunt gaan bij afwijzingen, als je verder wilt gaan dan standaardbrieven.
* Leren van anderen. Dit is de wens van een fonds voor individuele noden, dat de beslissingen op aanvragen zo nodig motiveert. Vaste relaties met wie het fonds werkt, weten welke reacties zij op aanvragen kunnen verwachten. De afwijzingen die niet standaard zijn, worden speciaal geschreven.
* De voorwaarden leren kennen die vermogensfondsen stellen aan aanvragers, om zelf als aanvrager succesvol te kunnen zijn.
* De balans vinden in de gedetailleerdheid van de afwijzingen. Hoeveel details kun je geven als je duidelijk wilt zijn, maar niet overspoeld wilt raken door telefoontjes?
* Leren hoe je kort toekenningen en afwijzingen kunt motiveren. Deze wens komt van een fonds dat de omslag maakt naar pro-actiever en transparanter werken. Het fonds krijgt zo'n 300 aan-vragen per jaar en kent tweederde toe. De afwijzingen worden niet gemotiveerd. Hoewel dit goed geaccepteerd wordt, wil het fonds meer helderheid geven.
* Informatie opdoen voor het beantwoorden van projectaanvragen. Hoe ver ga je in motivatie? Het is ook belangrijk dat mensen er wat van leren.
DOE WEL EN ZIE WÉL OM!
Lippmann zette de toon door zijn toehoorders een hart onder de riem te steken: motiveren is interessant! Zelf is hij rechter geweest en 'rechters motiveren zich slap'. Redeneringen moeten sluitend en concludent zijn, in korte, begrijpelijke zinnen. Motiveren kan op allerlei manieren, in allerlei stijlen.
In de praktijk komt Lippmann verschillende soorten motiveringen tegen, van korte statements ('Uw aanvraag valt buiten onze doelstelling') tot uitgebreide verklaringen. Waarom zou je als fonds eigenlijk niet motiveren?
Om discussie te voorkomen of om tijd te sparen, menen sommige deelnemers.
Afwijzen zonder motivatie is denk ik niet onze keuze, zegt Lippmann. 'We zijn toch niet bang om onze autonomie kwijt te raken?' Motiveren past in een veranderde filantropische wereld, waarin de visie op het weldoen is veranderd. We komen uit de tijd waarin het doen van een gift 'liefdadigheid' was, aldus Lippmann. 'Doe wel en zie niet om! Je donatie was het goede werk. Die tijd is voorbij; je wilt als fonds weten wat er gebeurt met je geld.' Een aanwezig bestuurslid van de FIN bevestigt dit. Het geldt zeker voor projecten die wat langer duren. Die financiert men vaak in porties of achteraf. Dan wil het fonds wel weten hoe zo'n project loopt.
Dat helder motiveren van deze tijd is, wordt ook duidelijk in de gedragscodes van het EFC en de FIN. Deze haalde Lippmann kort aan. De codes vragen onder meer om 'clear processes for receiving, reviewing and acting grant applications', helder geformuleerde criteria en het vermelden van afwijs-redenen. Maar de belangrijkste reden om beslissingen te motiveren, is je verantwoordelijkheid tegenover de samenleving. De vraag om transparantie blijft toenemen de komende jaren.
JEZELF ETALEREN
Het afwikkelen van aanvragen wordt gemakkelijker als je je voortraject goed verzorgt, stelt Lippmann. Maak goed bekend wie je bent en wat je doet, want 'zoals je bekend bent benadert men je'. Middelen om jezelf te etaleren zijn bijvoorbeeld het Fondsenboek of een website en natuurlijk je eigen netwerk. Is het Fondsenboek overigens transparant genoeg? Het voldoet als eerste filter voor aanvragers, menen de aanwezigen.
Een van de deelnemende fondsen dat een website heeft, honoreert 80% procent van de aanvragen en wijst maar 20% af. Werkwijze van dit fonds is: 'zet uw project op papier, dan knopen wij dat aan onze doelstellingen vast.' Het fonds vraagt zo min mogelijk standaardgegevens om te voorkomen dat er irrelevante informatie binnenkomt. Het is ook bezig de website interactiever te maken, zodat de aanvrager nog betere informatie ontvangt.
Hoe kun je als aanvrager de kwaliteit van je aanvraag verbeteren?, vraagt een deelnemer. Is het verstandig eerst te bellen voordat je een officiële aanvraag indient? Het gaat toch vaak om de 'klik' die je met elkaar maakt. Stop niet te veel energie in het eerste contact, vindt de zaal. Ga bijvoorbeeld op websites na hoe kansrijk je aanvraag is. Op de betreffende website kun je kort uitleg geven over je project. Verschillende fondsen kunnen dan reageren. Pas daarna gaat het eventueel echt lopen.
Honderden kleine fondsen hebben geen website of bureau dat je kunt bellen, aldus Lippmann. 'Die zul je dus per brief moeten benaderen.'
REDENEN VOOR AFWIJZING
Wat kunnen redenen zijn om aanvragen af te wijzen? Volgens Lippmann zijn de volgende argumenten mogelijk:
* Beleid en prioriteiten. De aanvraag past niet binnen de statuten, doelen of het beleid, bijvoorbeeld het fonds geeft geen structurele steun. Het fonds financiert geen infrastructuur.
* Geografische argumenten. De aanvraag valt buiten het werkgebied. De aanvraag betreft niet de betreffende stad of provincie. Het project is niet (inter)nationaal.
* Financiële argumenten. Het uitkeringsbudget is beperkt. De aanvrager heeft geen andere fondsen aangeschreven, geeft onvoldoende financiële onderbouwing, zet geen eigen middelen in.
* Focus en effect. De doelgroep valt buiten het beleid. Het effect van het project is niet duidelijk. Het fonds geeft geen directe steun aan particulieren. Het project is niet duurzaam, te commercieel, te grootschalig, heeft geen voorbeeldfunctie.
* Overige redenen. De aanvraag betreft een reeds afgerond project. De tijd tussen aanvraag en uitvoering is te kort. Er is onvoldoende informatie over het project. Het fonds doet niet aan dit soort projecten (studieprojecten, club- en buurthuizenwerk).
Een aantal argumenten roept discussie op:
* Financieel argument: 'onvoldoende fondsen aangeschreven'. Als aanvrager vindt een deelnemer het niet prettig om te laten zien welke andere fondsen zijn aangeschreven. Als je kopieën moet sturen van beslissingen van andere fondsen, moet je al die anderen om toestemming vragen, vindt de deelnemer.
* Focus en effect: 'project te commercieel'. Wanneer is een project commercieel? Daarover discussieert het bestuur zich suf!, aldus een deelnemer.
* Financieel: beperkt budget. Je krijgt soms vergelijkbare projectaanvragen, die je niet allemaal kunt ondersteunen. Dan moet je er toch één kiezen, maar hoe? Die keus blijft subjectief, is de reactie.
* Overige redenen. Dat je onvoldoende informatie hebt, is een slecht argument, meent de zaal. Je kunt om aanvullende informatie vragen.
WELKE BRIEF IS HET BESTE?
Tot slot konden de deelnemers hun mening geven over voorbeelden van afwijzingsbrieven. Een standaard afwijzing ('er zijn onvoldoende aanknopings-punten met het doel dat de stichting voor ogen heeft') vindt men over het algemeen niet verantwoord.
Een tekst waarin een beroep wordt gedaan op het werkgebied van het fonds, is beter. Een succeswens aan het eind wordt op prijs gesteld.
Een andere tekst wijst erop dat de prioriteiten van het fonds veranderd zijn en dat men meer informatie kan vinden op de website. De aanvrager zal te zijner tijd een beslissing ontvangen. Bij deze brief moet het webadres worden vermeld, vinden de deelnemers. En het is goed een tijdstip te noemen waarop de aanvrager antwoord krijgt.
Een uitgebreidere motivering is niet nodig, vinden de meeste aanwezigen. Maar dat enige argumentatie nodig is, is duidelijk. In de woorden van een deelnemer: 'Je kunt wel zonder motivatie…maar je kunt het niet meer maken!'
Tot slot is er nog een tip van Lippmann: in zijn softwareprogramma werkt hij met tekstblokken die elk een argument bevatten voor toekenning/afwijzing. Door met deze tekstblokken te werken, kun je een standaard afwijsbrief eenvoudig van voldoende argumenten voorzien. Dan kost motiveren van een afwijzing eigenlijk weinig tijd, geld en moeite.
